Datenschutzerklärung

Information der Kindersozialdienste St. Martin gemäß der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)


I.  Für alle, die unsere Hilfe in Anspruch nehmen wollen


WARUM WIR WELCHE DATEN WIE VERARBEITEN

Wenn Sie wünschen, dass die Kindersozialdienste St. Martin (KSD, Kontaktdaten siehe Impressum) Ihnen und Ihrem Kind helfen, brauchen wir einige wichtige Daten von Ihnen und Ihrem Kind. Wir gehen damit sehr sorgsam um und geben diese natürlich nicht unbefugt weiter.

Wir, das sind die Therapeutinnen und Therapeuten, Pädagoginnen, Psychologinnen, Ärztinnen und Beraterinnen und die Mitarbeitenden im Büro, die im Team der KSD zusammenarbeiten.

Unsere Arbeit dokumentieren wir, manchmal auch für PR-Zwecke. Dann werden unter Umständen auch Fotos gemacht. Bevor wir Ihr Kind oder Sie fotografieren, fragen wir Sie natürlich. Sollten wir ein Foto oder eine Filmaufnahme mit Ihrem Kind oder Ihnen für die Öffentlichkeitsarbeit verwenden wollen, machen wir das nur, wenn wir auch dazu Ihre Zustimmung erhalten.

LÖSCHKONZEPT

Wir betreuen Kinder und Jugendliche bis zum Alter von 18 Jahren. Oft kommen Familien in dieser Zeitspanne und selbst danach mehrmals zu den KSD. Daher bewahren wir die Daten maximal bis zum Jahr, in dem das betreffende Kind 21 Jahre alt wird, auf. Spätestens dann werden sie gelöscht.

Manche Daten löschen wir schon früher. Im Detail gilt folgendes:

Auf der Homepage der Kindersozialdienste St. Martin können sich alle Interessierten jederzeit über das Angebot der KSD informieren. Es gibt aber keine Online-Kontakt-Möglichkeit. Somit werden hier auch keinerlei Daten erfasst, keine Cookies gesetzt und schon gar nicht Daten weitergegeben. Vielmehr wird darauf verwiesen, dass eine optimale Abklärung des Problems am besten im direkten Kontakt erfolgt und es wird auf die Telefonnummer der KSD verwiesen.

Wer sich bei den KSD per eMail meldet, wird, soweit das mit den darin angeführten Daten möglich ist, in der Beantwortung schriftlich beraten. Es ist aber unsere Überzeugung, dass dies nicht die beste Form der Beratung ist, daher verweisen wir auch hier auf unsere Telefonnummer und fordern die Anfragenden zur telefonischen Kontaktaufnahme auf.

Beantwortete eMails ohne weitere Kontaktaufnahme seitens der Anfragenden werden maximal 1 Jahr aufbewahrt. Danach werden sie gelöscht.

Beantwortete eMails, die zu einer weiteren Kontaktaufnahme führen, werden, falls sie für die Bearbeitung des Problems Relevanz haben, ausgedruckt und in den papierenen Akt hinein genommen. Mit Abschluss des Jahres, in dem die Betreuung beendet wird, wird die elektronische Variante gelöscht (Administrativer Aufwand kann bis zu 4 Monate dauern, daher spätestens Löschung Ende April des Folgejahres.)

Wer sich bei den KSD telefonisch meldet, bekommt ausführlich Gehör.

Soweit als möglich, versuchen wir, das Problem bereits in diesem ersten Gespräch zu lösen. Gelingt uns dies, werden alle Aufzeichnungen, die während des Telefonats gemacht wurden, sofort vernichtet.

Ist die anfragende Person damit einverstanden, nehmen wir Name und Adresse für etwaige Informations-Veranstaltungen und unseren einmal im Jahr versendeten „Spendenbrief“ auf.

Nur für die statistische Dokumentation werden anonymisierte Daten aufgenommen, wie wir dies vom Bundeskanzleramt, Abteilung Familien, für die Familienberatung vorgeschrieben bekommen (siehe „PSYBE“).

Wird im Laufe des Gesprächs mit der anfragenden Person eine weitere Betreuung im Rahmen der KSD beschlossen, werden bereits die wesentlichen Kontakt-Daten aufgenommen: Name und Geburtsdatum des Kindes, Name der Eltern, Adresse, Telefonnummer, eMail-Adresse, wie der Kontakt zu den KSD hergestellt wurde und einige Stichworte zum Problem.

Die weitere Kontakt-Aufnahme wird noch telefonisch mit der Kontaktperson besprochen.

Können wir eine gewünschte Therapie nicht sofort zur Verfügung stellen, werden diese Kontakt-Daten in Absprache mit der anfragenden Person auf eine Warteliste genommen. Diese wird nur auf Papier, nicht elektronisch geführt. Dort bleiben die Daten so lange stehen, bis die gewünschte Therapie durchgeführt werden kann oder wir eine Meldung bekommen, dass die Therapie nicht mehr benötigt wird oder bis wir über 1 Jahr nichts mehr von dem Kind gehört haben. In diesem Fall gehen wir davon aus, dass unsere Hilfe nicht mehr benötigt wird. Danach werden die Daten vernichtet.

Wenn Sie wünschen, dass die Daten schon früher gelöscht werden, genügt es, im Büro anzurufen oder ein eMail (ksd.st.martin@aon.at) an das Büro zu schicken.

Bei den KSD sind alle Mitarbeitenden zu äußerster Verschwiegenheit verpflichtet. Wenn es für ein gutes Ergebnis notwendig ist, andere einzubinden, (z.B. Lehrende, den Kindergarten, eine weitere Bezugsperson, …), dann besprechen wir das vorher mit Ihnen. Wenn das für Sie okay ist, treten wir mit diesen in Kontakt und beziehen uns dabei auf die Angaben, die wir von Ihnen haben.

RECHTSBELEHRUNG

Außerdem sind wir gemäß DSGVO verpflichtet, Sie darüber zu informieren, dass ein Recht auf Auskunft über die betreffenden personenbezogenen Daten, auf Datenübertragbarkeit, Berichtigung, Einschränkung der Verarbeitung, und Widerspruch gegen die Verarbeitung, weiters ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde, besteht.


II.  Für alle, die bei uns mitarbeiten wollen


Unser Team ist vielseitig, professionell und stolz auf das gute Arbeitsklima. Deshalb bekommen wir häufig, auch unaufgefordert, Bewerbungen und Anfragen für Mitarbeit.

Wenn Sie uns Unterlagen per eMail oder mit der Post schicken, studieren wir diese und melden uns dann bei Ihnen, zumeist per email.

Wenn eine Zusammenarbeit in nächster Zeit möglich ist, nehmen wir die zugesandten Unterlagen in einen Personalakt auf. Gegebenenfalls bewahren wir die Unterlagen auf Dauer des Dienstverhältnisses und darüber hinaus nach den Vorgaben von Sozialversicherung, Finanzamt und Subventionsgebern auf. Bis zu einem ersten Einsatz kann es unter Umständen bis zu einem halben Jahr dauern. Solange bewahren wir die Unterlagen auch schon auf, bevor die Zusammenarbeit beginnt.

Wenn es zunächst zu keiner Zusammenarbeit kommt, nehmen wir Sie, wenn das für Sie in Ordnung ist, in Evidenz. Wir vernichten alle Ausdrucke und löschen den eMail-Verkehr spätestens am Ende des darauffolgenden Jahres.